Il DAM che vorrei

Nel suo sito BKWPhotography – Photography on Wine, Food and Travel, il fotografo svedese Per Karlsson spiega quali caratteristiche dovrebbe avere il suo DAM.
DAM è l’acronimo di Digital Asset Management che normalmente si usa per definire un software in grado di gestire grandi quantità di risorse digitali di vario tipo (testi, video, audio, foto ecc.). Per quanto riguarda la Fotografia, un DAM non è un semplice browser (come Bridge), né un software che serve essenzialmente per il photo editing (come Photoshop), ma per DAM si intende un programma adatto per gestire le migliaia di immagini prodotte da uno o più fotografi, in modo da poterle catalogare, ordinare e ricercare.

In un precedente post, Karlsson aveva raccontato di essere alla ricerca di un nuovo DAM per il suo archivio di foto di vini, cibi e viaggi, dopo aver deciso abbandonare Extensis Portfolio. La versione stand-alone di questo software, infatti, non viene più aggiornata da quattro anni e non è più in vendita: anche se funziona ancora abbastanza bene, Karlsson lo considera ormai vecchio e pesante. E’ un fotografo che vende le sue immagini in diversi modi (tramite agenzie, direttamente ai clienti, tramite un suo sito basato su PhotoShelter) e sta cercando un nuovo DAM con delle funzionalità precise, che risponda a tutte le sue esigenze.

Karlsson usa il suo DAM per catalogare, organizzare e trovare le foto. Per la post produzione preferisce usare altri software come Photoshop, Phase One-Capture One e altri. Secondo lui, un DAM serve per gestire le immagini e i loro metadati (soprattutto facilitando l’applicazione di descrizione e keywords), mentre potrebbe anche non avere funzioni di foto ritocco. Questa è una sua scelta personale, ma alcuni DAM, come Adobe Lightroom, hanno eccellenti funzioni di fotoritocco, anche se non permettono operazioni complesse di fotomontaggio o un uso sofisticato delle maschere e dei livelli.

Per Karlsson, i fattori da considerare nella scelta di un DAM sono:

• Prezzo.
• Installazione: dev’essere facile e senza intoppi.
• Prestazioni generali: quanto tempo è necessario per catalogare?
• Interfaccia utente.
• Compatibilità con i file presenti sul server: il DAM deve essere in grado di lavorare con file che si trovano su un server collegato in rete.
• Catalogatore e non browser: quando si avvia un DAM e si importano le foto, viene creato automaticamente un file di catalogo. Il catalogo tiene traccia delle foto e delle relative informazioni, ma non contiene i file stessi delle foto, permettendo così di lavorare più velocemente. Un browser come Bridge, invece, per lavorare più velocemente con le foto, per ogni cartella non crea un file di catalogo, ma dei file di cache: i file nascosti .BridgeCache (per i metadati) e .BridgeCacheT (per i thumbnails), che contengono informazioni sui file contenuti in una cartella (come per es. i dati per la loro visualizzazione, il rating, le etichette e le miniature). Esportarli e conservarli insieme ai file delle foto non è semplice, mentre  si è sempre in grado di rintracciare e di fare facilmente un back-up dei dati del catalogo di un DAM.
• Possibilità di lavorare off-line: il DAM deve essere in grado di funzionare anche se i file del catalogo non sono disponibili, ad esempio quando si viaggia o se il server in cui si trovano è off-line.
• Scrittura facile di Descrizione e Keywords, che sono i metadati fondamentali. Per es. è molto importante poter mettere la stessa descrizione o le stesse keywords a molte foto contemporaneamente. Mentre, secondo Karlsson, non è importante la possibilità di assegnare delle keywords gerarchiche (scegliendo una keywords generale, il software applica automaticamente anche tutte le keywords a quella subordinate, per es. animale > animale domestico > mammifero > cane > labrador), perché di solito sono strutture troppo rigide e ci sono altri software che fanno a parte questo lavoro molto meglio.
• Possibilità di aggiungere una stessa keyword a più immagini che hanno keywords diverse. Per es. se una foto ha come keyword “church” e un’altra ha come keyword “theater”, a entrambe si può aggiungere, nello stesso tempo, “Bilbao”.
• Drag and drop da un file di testo, per es. da un file .word, per trasferire descrizione e keywords direttamente a una foto, o a un gruppo di foto. Ovviamente deve essere possibile anche il copia-incolla, ma il drag & drop è ancora più comodo.
• Possibilità di memorizzare i metadati nel file stesso della foto, oltre che in un file parallelo (sidecar file). La prima opzione è la migliore, ma è meglio poter scegliere tra le due. Inoltre l’inserimento dei metadati nei file dovrebbe poter essere immediato o con un comando separato, a scelta.  Karlsson preferisce questa seconda modalità, perché lavorando sul catalogo e applicando solo in un secondo momento i metadati definitivi ai file delle foto su disco si evitano troppe aperture e chiusure ad ogni inserimento e modifica, magari fatte su molti file contemporaneamente, con il conseguente pericolo di corrompere i file o di impegnare troppo il sistema.
• Possibilità di inserire campi personalizzati (custom fields).
• Possibilità di esportare/importare i dati del catalogo nei formati .txt, .csv, .xls. Il formato .xmp, che è quello standard per i metadati, può essere difficile da applicare a dei campi personalizzati. In questo caso può essere più agevole importare/esportare i metadati in altri formati.
• Modalità di ricerca avanzate su diversi campi insieme, inclusi quelli personalizzati, e usando gli operatori logici (and, or, except…).
• Possibilità di creare gallerie virtuali/raggruppamenti temporanei e categorie gerarchiche: le gallerie virtuali o raggruppamenti temporanei delle immagini sono un’organizzazione virtuale. Sono molto simili alla disposizione in cartelle principali e sottocartelle subordinate, ma è qualcosa che non ha a che fare con il modo in cui le immagini sono organizzate fisicamente sul disco.
• Controllo delle cartelle:  un file incluso nel catalogo può essere stato intenzionalmente o meno modificato con un altro programma. Il DAM dev’essere in grado di riscontrare e segnalare le discrepanze tra il file catalogato e il file su disco. E se vengono aggiunti nuovi file o cartelle dove risiedono i file, il DAM deve essere in grado di rilevare e segnalare queste aggiunte. Questo controllo dovrebbe poter essere impostato come automatico.
• Possibilità di cambiare i percorsi dei file in batch: per es. se viene spostata una cartella del catalogo, deve essere possibile modificare in un batch (cioè con un’unica azione e non uno ad uno) il percorso di tutti i file spostati con essa, in modo da poter ristabilire facilmente i collegamenti tra i file di catalogo e i file su disco. Stessa cosa se si cambia il disco dove risiedono i file delle immagini.
• Possibilità di lavorare con più cataloghi: per es. un catalogo per ogni anno.
• Possibilità di ricerca simultanea su più cataloghi.
• Possibilità di ricerche speciali: di file con lo stesso nome, di file corrotti, di file originali mancanti rispetto a quelli del catalogo ecc.

Non è facile trovare un software che abbia tutte queste caratteristiche, ma prima di sceglierlo si possono e si devono stabilire le proprie esigenze irrinunciabili.